Un sistema de SGEE es un proceso que se crea a lo interno de una empresa, para asegurar la disponibilidad de evidencias electrónicas válidas, suficientes y jurídicamente eficaces.
Para dimensionar correctamente la necesidad de contar con un sistema de SGEE, hay que tomar en cuenta que al momento en que la empresa deba defenderse frente a situaciones legales o de cumplimiento, a causa de investigaciones, que contra ella se adelanten, muchos de los elementos -de los que depende su defensa- estarán almacenados en dispositivos digitales, todo gracias al desarrollo actual de la tecnología, que permite almacenar información que va desde archivos hasta datos de geolocalización, mensajes de correo electrónico, logs u otro tipo de datos almacenados en las infraestructuras de la información.
Esto significa que toda empresa debe prestar especial atención a la manera como almacena digitalmente la información y qué medidas toma para salvaguardarla, considerando un esquema que generalmente contempla cuatro fases que son: definición, recogida, custodia y aportación.
Para explicarlo mejor, pensemos que nos encontramos en un proceso donde nos estamos defendiendo de un reclamo laboral por despido injustificado en base a desobediencia, y que por tanto necesitamos probar que efectivamente se dio al empleado una orden clara y directa de hacer algo. Resulta que la instrucción fue enviada por correo electrónico. En este caso, servirá de mucha ayuda los datos del sistema que almacenan la información de tráfico de mensajes y el reporte extraíble del día, hora y contenido de un mensaje enviado de un IP “A” a un IP “B”, dato que servirá sin duda para determinar la identidad de quien envía y quien recibe. Como elemento circunstancial de cumplimiento de la disposición laboral, esta información es más que relevante y apreciable.
Como se deduce del ejemplo anterior, la importancia de contar con un proceso que identifique los elementos que resultan imprescindibles de preservar y la manera como estos aportan a la defensa de los intereses de la empresa, sirve de pilar para que a su vez se tomen medidas de seguridad tendientes a que estos no se pierdan ya sea porque intencionalmente o por error alguien los borre o se pierdan a causa de accesos no autorizados o actividades delictivas.
Si contar con estas pruebas es determinante para salir bien librados de un reclamo, una investigación o ganar un proceso, lo correcto es hacer la gestión que resulte necesarias para salvaguardar su integridad.