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Contratación de Proveedores: ¿Realmente lo estamos haciendo bien?

Con el tiempo y luego de gestionar y revisar muchos contratos, podemos decir sin temor a equivocarnos que, al momento de contratar con un proveedor, caemos en la falsa creencia de que hemos Negociado con éxito cuando hemos alcanzado un buen precio o hemos obtenido un valor adicional sin que eso nos represente pagar más, sin embargo, en lo que a proveedores se refiere es muchas veces una ilusión. Por supuesto, si no incluimos en la negociación elementos que no sabemos que debemos considerar malamente podremos saber si nuestra negociación es exitosa o no.

En la mayoría de los casos cuando entramos a la formalización del contrato afloran circunstancias no previstas en la negociación que tienen el potencial de incrementar costos o incluso afectar el mismo modelo del negocio del proveedor, y nos damos cuenta, algo tarde, que el servicio que se nos ofrece es incompatible (por la manera como este proveedor en particular lo presta) con nuestras propias expectativas e intereses empresariales. Esto, es más común de lo que se esperaría, y lo explicamos mejor a continuación:

1. Hegemonía: Pensemos en que tenemos una necesidad relacionada a producción. Entre las múltiples opciones, existen algunas representadas por varios distribuidores tanto locales como internacionales, otras con presencia local solamente y otras representadas directamente por su Fabricante. ¿Cuál de estas opciones es la mejor y por qué? La respuesta a esta pregunta depende de muchos factores, sin embargo, lo cierto es que seleccionar a la que mas opciones de representación tenga suele ser la mejor opción, porque, escoger el producto o servicio más único y exclusivo (considerando que único y exclusivo no equivale a “calidad”) trae aparejada la inevitable relación de dependencia de un único proveedor lo que implica que sin saberlo, le hemos dado a éste una posición de hegemonía y nos hemos colocado en desventaja al momento de negociar a futuro durante el desarrollo del contrato. Con el pasar del tiempo nos daremos cuenta de que hemos realizado una inversión entorno a un equipo, un software o un sistema que seguramente desestimulará cualquier cambio de proveedor y nos obligará a aceptar condiciones de renovación, soporte o reemplazo que no hubiésemos aceptado de ningún proveedor en circunstancias usuales. Si llevamos este escenario a otro nivel podemos incluso haber arriesgado nuestra propia existencia empresarial sin saberlo. Pensemos por un momento en que nuestro éxito comercial o la continuidad de nuestra operación depende de ese producto especial, especifico, que solo vende “ese proveedor”… solo un pensamiento para reflexionar.

2. La mancuerna del Pago y las Garantías: Sabemos sin duda que todo producto cuenta con garantía, pero a veces se olvida que los servicios también cuentan con garantía incluyendo los programas de computadora, los sistemas y las consultorías. Es deber del que presta un servicio garantizar el resultado de éste. Haber cumplido con las expectativas del cliente es sin duda una garantía en si misma, pero pocas veces prevemos eso cuando negociamos con el proveedor. Sin entrar a ver las razones, muchos consultores, programadores o licenciantes omiten en sus propuestas la inclusión de parámetros que nos permitan medir la efectividad del servicio o determinar la calidad y cualidad de lo que nos dan. Un consultor siempre deberá ser medido en base a tiempos fijados en un cronograma, en base a entregables que reflejen sin problemas, el antes, el durante y el después del asunto o problema que se trató, y una implementación con evidencias físicas de que ese esfuerzo de la empresa al invertir en este inmaterial se tradujo en algo útil ya que el conocimiento efectivamente se trasmitió al personal. En lo que respecta a cierto tipo de servicios tecnológicos o incluso de otro tipo esto suele reflejarse en los SLA (Service Level Agreement). Esto importa porque el pago por el servicio también debe estar ligado al cumplimiento de estos parámetros. La relación entre la progresión del pago y la concreción de los avances en la prestación del servicio debe ser casi perfecta. Muchas veces no consideramos que cuando un proveedor solicita un pago adelantado estamos tomando un riesgo que será tan alto como el valor del pago que estemos adelantando y el plazo que estemos dando, porque en realidad al pagar por adelantado, no estamos recibiendo nada a cambio solo una simple promesa, y cuando el dinero que se usa es el de la empresa eso adquiere otra dimensión.

Casi siempre, cuando se llega al momento de hacer el contrato esta circunstancia se advierte y se trata de enmendar, resultando entonces que la fase de negociación debe retomarse, ya que obviamente el proveedor deberá ajustar el lápiz o incluso es posible que se deba cambiar de proveedor.

En nuestro próximo boletín hablaremos con mas detalle de otras circunstancias relacionadas al pago, las garantías, y el transporte.