En lo que respecta al impuesto municipal son varias la circunstancias que hemos de tener en cuenta al momento de pagar, situación que ciertamente nos motiva a compartir con ustedes algunos considerandos que son de vital importancia, frente al cumplimiento de estas obligaciones de pago:

1. El pago del impuesto municipal esta basado en la actividad comercial no en el ingreso. Recordemos que una actividad no puede estar gravada dos veces de modo que, si el Municipio gravara el ingreso, se estaría pagando dos veces por la renta. El Municipio realmente usa el ingreso anual como un parámetro. La actividad comercial en conjunto con el ingreso anual sirve para ubicar a la empresa en una tabla y con eso determinar el monto a pagar.

2. La emisión del aviso de operación es el que determina desde cuando se paga. El Ministerio de Comercio e Industrias esta vinculado con el Municipio de modo que inmediatamente se produce la expedición del aviso el Municipio es informado y se procede a asignar el impuesto a pagar. Extrañamente en este caso el impuesto que se paga al Municipio si compite con el impuesto de aviso de operación que es un impuesto nacional, de modo que sí se puede decir que existe una doble tributación (recordemos que no se grava el aviso sino el ejercicio de una actividad comercial). Pocos saben que el aviso de operación permite establecer una fecha “futura” de inicio de operaciones lo que nos permite evitar que se grave a la empresa por una actividad que no está realizando.

3. El pago del impuesto municipal solo debe considerar la operación en el Municipio de Panamá. Dado que la declaración del ingreso es “voluntaria” es importante considerar que solo debe declararse el ingreso generado en el Municipio de Panamá, excluyendo otros Municipios. Muchas veces el Municipio solicita que se aporte la copia de la declaración de renta con el objeto de validar la facturación, situación con la que debemos tener cuidado ya que en esta se refleja el total sin discriminar la facturación en el resto de los Municipios.

Al entrar en el último trimestre del año, debemos tener en cuenta que se encuentra a la vuelta de la esquina el cierre del año o periodo fiscal ante el Municipio de Panamá, y con ello, la presentación de la Declaración Jurada anual de Ingresos Brutos por parte de los contribuyentes.

  • Plazo de Presentación:

El plazo de presentación de la Declaración Jurada anual de Ingresos Brutos corresponde a los primeros noventa (90) días calendarios del año. Por lo que tendríamos de enero a marzo del año 2022 para presentar nuestra Declaración Jurada, pero ¿Sabías que existe un incentivo por pronto pago de los impuestos municipales derivados de la presentación de la declaración jurada anual de ingresos brutos?

  • Incentivo por Pago Anticipado:

Al realizar la entrega de la declaración de renta antes del veinte (20) de enero, el Municipio de Panamá le otorgará un descuento del diez (10) por ciento en concepto de pago anticipado de los Impuestos Municipales generados por su actividad comercial durante el periodo fiscal presentado en la Declaración Jurada Anual de Ingresos Brutos. Este descuento solamente será aplicado si se cancela en un solo pago la anualidad completa de los impuestos generados para dicho periodo fiscal declarado.

Debemos tener presente que las medidas adoptadas por el Municipio de Panamá en calidad de moratoria o alivio fiscal para la Declaración Jurada Anual de Ingresos Brutos del año 2020 y el pago de los impuestos municipales derivados de la presentación de esta, no serán practicados por esta institución para el año o periodo fiscal 2021, toda vez que dichas medidas adoptadas fueron en consideración de la baja en las actividades comerciales de los contribuyente producto de la Pandemia ocasionada por el COVID-19.

En esta tercera y última entrega hablaremos de la calidad del producto o servicio y las previsiones a tomarse en cuenta.

Entender qué debe cubrir la garantía según el tipo de producto o servicio es de suma importancia para entender mejor la dimensión de la contratación, para ello hemos de considerar:

  • Garantía sobre productos: En materia de productos o (bienes) el concepto “garantía” debe abordarse desde varios aspectos, el primero se determina en base al propio producto, su idoneidad y funcionabilidad, es decir, la garantía que se relaciona a que el producto esté libre de defectos de fabricación. Cuando un producto funciona mal por causa de un defecto en el proceso de fabricación, el proveedor debe reparar o remplazarlo según se trate. Otro caso, que genera la exigibilidad de garantía se produce cuando el producto presenta un mal funcionamiento o defecto generado por un problema en la instalación. En este último caso también se genera responsabilidad por garantía, pero a causa de un error ajeno a la fabricación. Considerando que sin importar las causas del defecto la consecuencia es el atraso que se ocasiona en nuestro proceso operativo, ante la falla de un producto, resulta obvio que en lo que corresponde a la selección de un proveedor, importa la disponibilidad del remplazo y del servicio técnico que instale o repare, de modo que una propuesta seleccionada en base a valor considera como elemento determinante los tiempos de entrega o de atención en caso de garantía.
  • Garantía sobre servicios: En el caso de los servicios, abarcamos todo lo relacionado a la prestación de estos, a los servicios relacionados a programas informáticos e instalación de modo que son varios los aspectos a considerar:
  • Garantías de Servicios: Todo servicio tiene un objeto que es una finalidad, dicho de otra forma, el servicio que se contrata tiene una causa que se traduce en un efecto sobre la empresa que tiene que ser positivo y en proporción al precio que se pacta, de esta manera determinamos la garantía. El prestador de un servicio debe garantizar que el objeto y la finalidad se logren en el contexto de las expectativas expuestas en el contrato de servicios, sin embargo, a veces esto es difícil de dimensionar por ello algunos conceptos que nos servirán de ayuda:

– Soporte: Muchos contratos de servicios incluyen un acompañamiento posterior a la prestación, de modo que es muy importante verificar que el servicio que se contrata no dependa forzosamente de la asistencia de un proveedor especifico. Cuando el soporte lo pueden dar varios proveedores es más conveniente para nosotros.

Alertas sobre el Soporte:

  • El soporte puede incluir gastos asociados como viáticos, costos por horas o incluso exigencias técnicas de parte de nuestro personal, que hacen difícil el ejercicio de la actividad de soporte y por ende un menor requerimiento al proveedor, objetivo que a veces se persigue por parte de estos.
  • El soporte; cuando es preventivo y recurrente en cuanto a pago y prestación debe determinarse en base a tareas especificas que deben ejecutarse correctamente para que la empresa lo pague. Es una práctica de algunos proveedores de cobrar mensualmente un fee por el servicio sin realmente hacer algo convirtiendo el servicio preventivo en correctivo.
  • El soporte correctivo, generalmente se pacta en base a horas consumibles o en base a llamados. En este caso el Proveedor concurre cuando existe un daño o mal funcionamiento es decir cuando se debe reparar.
  • Cuando el asunto esta relacionado a sistemas o servicios informáticos SAS se usa la formula de los SLA (Service Level Agreement). Los SLA determinan rendimientos y funcionabilidad mínimos, operatividad y expectativas de caída del sistema en un entorno web según el tipo de servicio del que se trate.
  • En los servicios relacionados a la construcción, la gravedad de la garantía es mayor, ya que la concurrencia de actores es múltiple, entonces, cada interviniente debe dar una garantía del servicio por separado, tomemos como ejemplo el caso del ingeniero estructural quien debe aportar información sobre cálculos que inciden en una construcción y que en caso de errores puede producir daños graves o defectos constructivos importantes. Situación similar puede generarse en el caso de planos eléctricos, pluviales etc.

Entonces, al momento de seleccionar a un proveedor en base a la propuesta de valor que se haga, es determinante las condiciones de la garantía no solo por la incidencia que esto tiene sobre el precio sino también por lo que se debe procurar en cuanto a cobertura y seguridad.

En la primera parte de esta entrega hablamos de la relación de hegemonía que existe ente la empresa y el proveedor y de como esto nos afecta; también hablamos de las garantías del producto o servicio y la relación con el pago. En esta entrega hablaremos de cómo el pago esta vinculado a la ejecución del servicio.

3. El impacto del tipo de servicio en el pago: Ciertamente la cuestión más grave es pagar por algo que no recibimos; poner en manos de un proveedor una cantidad de dinero sin recibir aquello por lo que pagamos es la situación mas complicada en la que podemos estar. Sin embargo, es muy cierto que muchas veces es inevitable que tengamos que “abonar” alguna suma de dinero a un proveedor ya que es probable que este no tenga la capacidad de “financiar” la adquisición de materiales, la importación del producto o la mano de obra de los trabajos o servicios. Aquí, algunas realidades contractuales que debemos tomar en cuenta en toda negociación:

· IMPORTACIÓN: Cuando el proveedor no cuenta con inventario suficiente para satisfacer la demanda o vende un producto tan especial que su importación solo se hace contra pedido, es muy posible que se nos exigirá un abono, contra el pago del cual, se ordenará el despacho de la mercancía o su fabricación. En esta situación toda nuestra gestión debe enfocarse en evitar que el Proveedor reciba el pago y nunca encargue la mercancía ya que ese es el escenario mas grave porque no solo arriesgamos el dinero, sino que estaremos bajo la falsa creencia de que la mercancía esta “en camino” cuando no es así lo que también nos impactará negativamente por el atraso que eso supondrá en nuestro propio proceso operativo. Ante esta situación ciertas recomendaciones:

  • Establezca contacto directo con la Fábrica. Esto le garantiza cierta seguridad de que la orden se procesó.
  • Trate de pagar directo a la Fabrica, pero dentro de un contrato con el Proveedor local mediante cesión de pago. Esto le garantiza el compromiso del proveedor local ya que éste se hará responsable del pago y se asegura el uso correcto del fondo.
  • Pague con garantías: Funciona la fianza de cumplimiento, el pago mediante carta crédito, entre otras figuras disponibles.
  • Verifique el incoterm que le están aplicando. Un incoterm es una regla de aplicación internacional que sirve para homologar principios aplicables a este. Los Incoterms regulan temas como la recepción de la mercancía, la responsabilidad por perdida o daños y suponen cambios en la contratación porque pueden impactar el precio.
  • Exija seguros: Recordemos que nuestra mercancía puede perderse en alta mar o en un puerto o aeropuerto. Este es otro elemento importante por el cual se debe establecer el INCOTERM en el contrato. De esta forma sabemos qué seguro se nos aplica. Es importante que se tome en cuenta que el Proveedor nos está transfiriendo los costos de la importación incluyendo los seguros por lo que debemos exigir que se nos diga cual se nos aplica.

· SERVICIOS CONSTRUCTIVOS (CONTRATOS DE OBRA): Cuando el servicio que contratamos es una obra constructiva es muy usual que el Contratista exija un “anticipo”. El anticipo no es un abono como se suele pensar. Aquellos que no estén muy familiarizados con el proceso, pueden tener problemas con la manera en que este tipo de contratos funciona. El anticipo, a diferencia de un abono no implica el descuento del total aportado de forma inmediata en el precio. El anticipo es un monto que se usa por el contratista y que se irá descontando de forma proporcional a cada factura por avance que el contratista presente, por ejemplo: Si usted compra una casa que tiene un precio de 50,000 y abona 20,000 usted por contrato recibirá una facilidad de pago que será igual al saldo es decir 30,000 en cuotas determinadas según el plazo que se le otorgue, sin duda, aunque fuera un solo pago serán 30,000.00. En un contrato de obra y bajo las mismas cifras, la obra costará 50,000.00 el contratista pedirá 10,000 de anticipo, pero no se le descontarán esos 10,000 del precio de forma inmediata, éste le pasará facturas por avance de obra en base a 50,000 y le aplicará recurrentemente un 20% de descuento en pago del anticipo. Esto ocurre porque el CONTRATISTA no podría financiar una obra si los gastos y honorarios no se le pagaran contra avance de forma recurrente ya que no le alcanzaría para planilla, materiales, etc. en una forma de verlo el Anticipo es una especie de préstamo que le hacemos al Contratista. El principal riesgo aquí es que el CONTRATISTA no use el anticipo para lo que debe usarlo, lo que, de ocurrir, afectará el avance y generará atrasos en la ejecución con los que tendremos que lidiar. Para evitar que esto ocurra ciertas recomendaciones:

  • Exigir la presentación de una fianza por buen uso de anticipo.
  • Asegurar las condiciones contractuales de la fianza de anticipo y de cumplimiento. La mayoría de las fianzas incluyen cláusulas que las anulan cuando se modifican las condiciones del contrato.
  • Pago directo a proveedores. Esta es una forma de evitar el pago de anticipos y asumir el riesgo ya que se paga directo al proveedor de los materiales e insumos.
  • Control exacto entre el pago y el avance real. Entre más se distancie el monto desembolsado del avance real, más exposición tenemos de perder dinero frente a un incumplimiento.

En la tercera entrega hablaremos de la calidad del producto o servicio y las previsiones a tomar.

Con el tiempo y luego de gestionar y revisar muchos contratos, podemos decir sin temor a equivocarnos que, al momento de contratar con un proveedor, caemos en la falsa creencia de que hemos Negociado con éxito cuando hemos alcanzado un buen precio o hemos obtenido un valor adicional sin que eso nos represente pagar más, sin embargo, en lo que a proveedores se refiere es muchas veces una ilusión. Por supuesto, si no incluimos en la negociación elementos que no sabemos que debemos considerar malamente podremos saber si nuestra negociación es exitosa o no.

En la mayoría de los casos cuando entramos a la formalización del contrato afloran circunstancias no previstas en la negociación que tienen el potencial de incrementar costos o incluso afectar el mismo modelo del negocio del proveedor, y nos damos cuenta, algo tarde, que el servicio que se nos ofrece es incompatible (por la manera como este proveedor en particular lo presta) con nuestras propias expectativas e intereses empresariales. Esto, es más común de lo que se esperaría, y lo explicamos mejor a continuación:

1. Hegemonía: Pensemos en que tenemos una necesidad relacionada a producción. Entre las múltiples opciones, existen algunas representadas por varios distribuidores tanto locales como internacionales, otras con presencia local solamente y otras representadas directamente por su Fabricante. ¿Cuál de estas opciones es la mejor y por qué? La respuesta a esta pregunta depende de muchos factores, sin embargo, lo cierto es que seleccionar a la que mas opciones de representación tenga suele ser la mejor opción, porque, escoger el producto o servicio más único y exclusivo (considerando que único y exclusivo no equivale a “calidad”) trae aparejada la inevitable relación de dependencia de un único proveedor lo que implica que sin saberlo, le hemos dado a éste una posición de hegemonía y nos hemos colocado en desventaja al momento de negociar a futuro durante el desarrollo del contrato. Con el pasar del tiempo nos daremos cuenta de que hemos realizado una inversión entorno a un equipo, un software o un sistema que seguramente desestimulará cualquier cambio de proveedor y nos obligará a aceptar condiciones de renovación, soporte o reemplazo que no hubiésemos aceptado de ningún proveedor en circunstancias usuales. Si llevamos este escenario a otro nivel podemos incluso haber arriesgado nuestra propia existencia empresarial sin saberlo. Pensemos por un momento en que nuestro éxito comercial o la continuidad de nuestra operación depende de ese producto especial, especifico, que solo vende “ese proveedor”… solo un pensamiento para reflexionar.

2. La mancuerna del Pago y las Garantías: Sabemos sin duda que todo producto cuenta con garantía, pero a veces se olvida que los servicios también cuentan con garantía incluyendo los programas de computadora, los sistemas y las consultorías. Es deber del que presta un servicio garantizar el resultado de éste. Haber cumplido con las expectativas del cliente es sin duda una garantía en si misma, pero pocas veces prevemos eso cuando negociamos con el proveedor. Sin entrar a ver las razones, muchos consultores, programadores o licenciantes omiten en sus propuestas la inclusión de parámetros que nos permitan medir la efectividad del servicio o determinar la calidad y cualidad de lo que nos dan. Un consultor siempre deberá ser medido en base a tiempos fijados en un cronograma, en base a entregables que reflejen sin problemas, el antes, el durante y el después del asunto o problema que se trató, y una implementación con evidencias físicas de que ese esfuerzo de la empresa al invertir en este inmaterial se tradujo en algo útil ya que el conocimiento efectivamente se trasmitió al personal. En lo que respecta a cierto tipo de servicios tecnológicos o incluso de otro tipo esto suele reflejarse en los SLA (Service Level Agreement). Esto importa porque el pago por el servicio también debe estar ligado al cumplimiento de estos parámetros. La relación entre la progresión del pago y la concreción de los avances en la prestación del servicio debe ser casi perfecta. Muchas veces no consideramos que cuando un proveedor solicita un pago adelantado estamos tomando un riesgo que será tan alto como el valor del pago que estemos adelantando y el plazo que estemos dando, porque en realidad al pagar por adelantado, no estamos recibiendo nada a cambio solo una simple promesa, y cuando el dinero que se usa es el de la empresa eso adquiere otra dimensión.

Casi siempre, cuando se llega al momento de hacer el contrato esta circunstancia se advierte y se trata de enmendar, resultando entonces que la fase de negociación debe retomarse, ya que obviamente el proveedor deberá ajustar el lápiz o incluso es posible que se deba cambiar de proveedor.

En nuestro próximo boletín hablaremos con mas detalle de otras circunstancias relacionadas al pago, las garantías, y el transporte.

Muchas veces se tiende a confundir la gestión del riesgo con la gestión de los efectos, confundir lo que es propio de la gestión operativa de la empresa con lo que son los efectos o consecuencias dañosas de esa gestión es mucho más común de los que se pensaría y obviamente, si hay error en la propia concepción resultará errada la gestión del riesgo que se haga con el esperable resultado de ineficacia.

Toda gestión de riesgo se diseña partiendo de un punto común; todas se basan en determinar un hecho presunto, dimensionarlo y en base a esto generar un proceso de gestión cuyo objetivo es evitar la ocurrencia de ese hecho presunto o minimizar los efectos, todo esto, se hace en torno al concepto “riesgo” que es el termino que se usa para aglutinar, el hecho presunto, la posibilidad de que este ocurra y el efecto que acarrea si ocurre, por ello, al final, la gestión siempre se enfoca en el riesgo y el hecho presunto.

Cuando estamos frente a una gestión de riesgos operativos, lo que entendemos como riesgo es la probabilidad de que un hecho ocurra (hecho presunto) y el efecto que este podría ocasionar sobre el público objetivo, – a causa de la afectación en la propia operación –  por tanto, la consecuencia que tratamos de gestionar será la pérdida de clientes por insatisfacción causada por el mal servicio o la baja calidad de un producto, la perdida de una representación comercial, la incapacidad de producir o prestar el servicio, y en general cualquier cosa que pudiera ser consecuencia de errores en la fase productiva, errores que se asocian al tipo de servicio que prestemos o negocio que desarrollemos.

En el riesgo legal, el hecho presunto puede, entre otros, incluir un hecho operativo, sin embargo lo que tratamos de evitar o minimizar es la consecuencia legal de ese hecho, tales como multas, pago de indemnizaciones, demandas, penas de prisión, perdida de licencias o acreditaciones, en resumen, se trata de lidiar con las consecuencias de una falla del proceso operativo o de otro tipo de procesos con el fin de evitar consecuencias vinculadas a sanciones.

Entonces, la mejor manera de afrontar esto es partiendo de un correcto entendimiento de la gestión y hacerlo en base a principios como:

  • La gestión del riesgo legal es autónoma
  • La gestión del riego legal se adapta al tipo de operación de la empresa
  • La gestión del riesgo legal implica una actividad constante de supervisión y actualización
  • La gestión del riesgo legal es impostergable debido a la gravedad de las consecuencias del daño que gestiona.

Al iniciar cualquier tipo de emprendimiento es crucial tomar en cuenta los aspectos legales atinentes a éste, tomando en cuenta que muchas veces el simple hecho de entender qué aspectos legales de entre todo el ramillete que puede existir resulta aplicable al tipo de negocio que queremos desarrollar, por esta razón, la manera más fácil de poder cumplir con el objetivo es a través de la simplificación de las áreas de nuestro emprendimiento sobre las cuales ha de haber una incidencia significativa de la regulación legal y normativa. Cumpliendo este objetivo, hemos diseñado un esquema en base a 5 áreas puntuales sobre las cuales trabajaremos para concretar el alcance de nuestro análisis proyectivo legal.

1. Vehículo del Ejercicio,
2. Financiamiento
3. Relaciones con terceros
4. Legislación
5. Permisologia

1. Vehículo del Ejercicio: Con esta denominación queremos referirnos al “quién” es decir, el sujeto activo que prestará el servicio o venderá el producto. Determinar si desarrollaremos nuestro negocio de forma directa (a titulo personal) o por medio de una sociedad anónima es fundamental, ya que esta decisión nos acompañará el resto de nuestra aventura empresarial, puesto que, de esta decisión se derivarán múltiples y variadas consecuencias, muchas de vital importancia para el negocio.
Concretamente se trata de decidir si vamos adelante como persona natural o como persona jurídica, lo que es de suma importancia que se determine, ya que los cambios que se hagan de una forma a otra acarrean gastos que pueden preverse valorando bien la situación desde los inicios.

Estos son los elementos por considerar:
a. Desarrollar nuestro emprendimiento a título personal es mas barato ya que no debemos gastar en incorporar una sociedad anónima.
b. Pero al hacerlo a título personal, estamos sacrificando seguridad patrimonial y legal, ya que la responsabilidad frente a terceros y empleados la asumimos “personalmente”, lo que definitivamente no es conveniente.
c. Existen mecanismos de estímulo tanto para personas jurídicas como para personas naturales, en este caso el más preponderante es el régimen impositivo que determina la Ley 33 de 25 de Julio de 2000, Ley 132 de diciembre de 2013 y Ley 189 de 17 de diciembre de 2020 que adiciona el articulo 699 A del Código Fiscal.
d. Ejecutar el negocio con una persona jurídica facilita por mucho el manejo entre socios si es que somo varios los emprendedores.
Recomendación: Definitivamente, una persona jurídica es la opción recomendada.

2. Financiamiento: A nivel mundial se manejan múltiples figuras por las cuales se puede obtener financiamiento, se manejan mecanismos como el Crowdfunding, Crowdlending, Tokenización y muchos otros que van tomando auge como una alternativa al sector financiero formal, que muchas veces es inalcanzable cuando estamos iniciando un negocio, sin embargo es muy importante que tomemos en cuenta que en nuestro país, muchas de estas plataformas de financiamiento no están permitidas porque la legislación actual las excluye, al no formar parte del sector tradicional.

Por tal motivo, al iniciar nuestro negocio, y diseñar nuestro modelo de financiación, tendremos que optar por alguna de las opciones disponibles, de entre aquellas que formen parte del sector financiero tradicional (Bancos, Financieras, Cooperativas) o aquellas que se ubican fuera de éste pero que aún son permitidas por la legislación, como por ejemplo participación de socios capitalistas, entre otras que pudieran derivarse de acuerdos estrictamente comerciales. Al momento de determinar como nos vamos a financiar, es muy importante que consideremos que existen mecanismos de financiamiento que acarrean mayores compromisos a largo plazo aún y cuando no lo aparenten.

Es muy común que se piense que iniciar nuestro negocio con la participación de socios capitalistas, es mas conveniente que hacerlo a través de un préstamo bancario o con nuestros ahorros, sin embargo, la entrega de acciones supone un compromiso a futuro perpetuo que implica el pago de dividendos y re pago del aporte lo que a la larga es mucho mas costoso que los intereses a pagar en una entidad financiera, esto, sin considerar la injerencia en la toma de decisiones operativas, y las múltiples previsiones que debemos tomar en lo que se refiere a la relación entre socios, motivo por el cual la existencia de un acuerdo de socios formal es indiscutible.
Al considerar la inclusión de socios en nuestro emprendimiento, hemos de tomar cuenta la regulación del aporte, su retorno, la toma de decisiones, la venta de las acciones y sus limitaciones de cara a nuevos accionistas y la no competencia, entre otras tantas situaciones que se toman en cuenta en las relaciones entre socios.

3. Relaciones con terceros: Es obvio que no podemos iniciar nuestro negocio sin considerar el publico objetivo y la determinación de nuestros grupos de interés. En este caso tendremos la tarea de establecer la forma de abordar la relación de nuestra empresa con clientes, empleados y proveedores.
Clientes: Son el objetivo de nuestro emprendimiento, sin clientes no podemos materializar la actividad comercial. La relación que se crea entre nuestra empresa y nuestros clientes se denomina relación de consumo, y la principal connotación de esta relación es que nos ubica bajo el paraguas de la Ley 45 de 2007 conocida como Ley de Protección al Consumidor. Esta Ley supone para nosotros el cumplimiento de obligaciones muy puntuales que deben cumplirse a la hora de comercializar nuestros productos o servicios, estas son:
• El deber de informar
• La idoneidad del producto
• Garantía

Cada una de estas obligaciones a nuestro cargo son derechos reconocidos en favor del Consumidor.
Dejar de considerar estos elementos supone la posibilidad de multas y exigencias que pueden entorpecer nuestra actividad empresarial.
Empleados: Tarde o temprano tendremos que lidiar con la contratación de empleados. Es muy común que este tipo de asuntos se consideren muy tarde y ya cuando hemos recorrido bastante el camino propio de todo emprendimiento. Sin embargo, tomar esto en cuenta desde un principio es determinante que ya se trata de un asunto que sin mucho problema puede suponer para nosotros multas, demandas, sanciones que incluso pueden tener connotaciones penales.
Aquí consideramos:
• El contrato de Trabajo.
• Afiliación a la Seguridad Social
• Permiso de Trabajo

Proveedores: El tema de los proveedores es significativo ya que lo enfocamos desde dos perspectivas, la necesidad que tenemos de estos y la formalización de la relación con ellos. Desde la perspectiva de la necesidad, debemos considerar que en la misma manera en que necesitemos de un proveedor mayores exigencias éste nos pondrá puesto que nosotros mismos queriendo o no lo ubicamos en una posición de dominio por eso es importante saber que los proveedores se clasifican según el nivel de afectación que nos ocasiona la falencia del producto que nos suministran, por lo que debemos evitar en lo posible depender de un solo proveedor.
Por otro lado la formalización de la relación con los proveedores a nivel contractual es grave, ya que dependiendo del tipo de servicio o producto y las condiciones con que contratamos tendremos menores o mayores riesgos. Siempre supone un riesgo el tipo de proveedor, su ubicación, su representación en el país o el nivel de inventario con el que cuenta.

Por ejemplo:
Un proveedor que necesita hacer el pedido fuera del país, y que nos pide un abono para la compra, supone un mayor riesgo para nuestra incipiente empresa que aquel que es local y cuenta con inventario, de la misma manera ocurre con aquel producto que tiene representación local en comparación con el que no la tiene cuando se trata del ejercicio de la garantía.
Al hacer el contrato de suministro o de servicio nos estamos asegurando de poder negociar y garantizar estas condiciones de cara a posibles incumplimientos, ya que podemos formalizar acuerdos relacionados al cumplimiento de la garantía, medios de pago garantizados y penalidades que nos ayudarán a sortear de buena forma el incumplimiento en caso de que este ocurra.

4. Legislación: La creatividad y la originalidad muchas veces se ven limitadas por la legislación que nos aplica. Unos de los principios fundamentales de una STARTUP, es la originalidad e innovación del producto o servicio, sin embargo, pocas veces valoramos la viabilidad jurídica de la idea. Muchas veces el modelo de negocio que nos proponemos desarrollar no cuenta con viabilidad jurídica para ejecutarlo, ya sea porque es irregulado o porque esta estrictamente prohibido por la Ley. Ejemplos de esto lo podemos ver en las formas de financiamiento como el Crowfunding, Crowdlending y la Tokenización de productos o servicios en base a criptomonedas que en nuestro país no es permitido. Otros ejemplos mas aterrizados a nuestra realidad podemos encontrarlos en algunos tipos de servicios que resultan inviables simplemente porque no existe una ley que concretamente los regule como es el caso de UBER y los servicios de delivery por ejemplo.

Por otra parte están aquellos servicios o productos que si están regulados pero que suponen el cumplimiento de requisitos técnicos y legales que incrementan el nivel de la inversión como es el caso de productos para consumo humano que implican la obtención de registros sanitarios cuyo proceso de obtención es costo y demorado, o ciertas actividades que implican el cumplimiento de requisitos especiales que se deben cumplir para la obtención de un aviso de operación, que son las llamadas actividades reguladas. Saber esto de antemano evita que avancemos con una idea que posteriormente se convierta en imposible debido al costo para obtener un permiso o establecer su regularización.

5. Permisologia: De manera adicional al tema “legislación” está la permisologia básica que debemos cumplir para estar debidamente habilitados para operar. Toda empresa ya sea que se desarrolle por medio de una persona natural o jurídica, debe cumplir con tener un aviso de operación y debe inscribirse tanto en Municipio correspondiente como en la Dirección de Ingresos.

Un sistema de SGEE es un proceso que se crea a lo interno de una empresa, para asegurar la disponibilidad de evidencias electrónicas válidas, suficientes y jurídicamente eficaces.

Para dimensionar correctamente la necesidad de contar con un sistema de SGEE, hay que tomar en cuenta que al momento en que la empresa deba defenderse frente a situaciones legales o de cumplimiento, a causa de investigaciones, que contra ella se adelanten, muchos de los elementos -de los que depende su defensa- estarán almacenados en dispositivos digitales, todo gracias al desarrollo actual de la tecnología, que permite almacenar información que va desde archivos hasta datos de geolocalización, mensajes de correo electrónico, logs u otro tipo de datos almacenados en las infraestructuras de la información.

Esto significa que toda empresa debe prestar especial atención a la manera como almacena digitalmente la información y qué medidas toma para salvaguardarla, considerando un esquema que generalmente contempla cuatro fases que son: definición, recogida, custodia y aportación.

Para explicarlo mejor, pensemos que nos encontramos en un proceso donde nos estamos defendiendo de un reclamo laboral por despido injustificado en base a desobediencia, y que por tanto necesitamos probar que efectivamente se dio al empleado una orden clara y directa de hacer algo. Resulta que la instrucción fue enviada por correo electrónico. En este caso, servirá de mucha ayuda los datos del sistema que almacenan la información de tráfico de mensajes y el reporte extraíble del día, hora y contenido de un mensaje enviado de un IP “A” a un IP “B”, dato que servirá sin duda para determinar la identidad de quien envía y quien recibe. Como elemento circunstancial de cumplimiento de la disposición laboral, esta información es más que relevante y apreciable.

Como se deduce del ejemplo anterior, la importancia de contar con un proceso que identifique los elementos que resultan imprescindibles de preservar y la manera como estos aportan a la defensa de los intereses de la empresa, sirve de pilar para que a su vez se tomen medidas de seguridad tendientes a que estos no se pierdan ya sea porque intencionalmente o por error alguien los borre o se pierdan a causa de accesos no autorizados o actividades delictivas.

Si contar con estas pruebas es determinante para salir bien librados de un reclamo, una investigación o ganar un proceso, lo correcto es hacer la gestión que resulte necesarias para salvaguardar su integridad.

Actualmente se encuentra en discusión en la Asamblea Nacional el proyecto de Ley 450, que establece una fórmula de reestructuración financiera para personas naturales.

El objetivo de este proyecto de Ley en Panamá, es, crear un proceso de reestructuración de deudas, por medio del cual, un consumidor de Servicios Financieros o Crédito, podrá solicitar a la ACODECO, una forma de audiencia de conciliación, donde ésta intermediará con los acreedores del solicitante, que pueden ser parte del Sector Financiero o empresas que hubiese efectuado ventas a crédito, con el objetivo de acordar nuevas fórmulas de pago de las obligaciones ya contraídas.

En todo lo que no se acuerde, o en caso de no acuerdo, el consumidor deudor, podrá acceder a la justicia civil / o de comercio, para que surta un proceso similar al que hoy día existe para la reestructuración de las empresas.

De aprobarse este proyecto, el Juez podrá ordenar la suspensión de los recargos por mora, establecer nuevas letras, abonos y en general, dar prioridad al bienestar familiar sobre los compromisos económicos contraídos, así como suspender procesos judiciales en curso.